客户资料能粘贴进 ChatGPT 吗？写给澳洲小型专业服务机构的通俗指南
员工输入 AI 工具的内容会去哪里？会计师、贷款经纪和移民代理分别受哪些行业规则约束？以及安全使用 AI 的五个步骤。
Highly Distinguish · 发布于 2026年10月5日 · 5 分钟阅读
简短回答： 不要粘贴进默认设置的免费版或个人版 ChatGPT。请使用默认不以您的数据训练模型的企业级方案，写清楚哪些内容可以输入、哪些不可以，并且凡是发给客户的内容都由人审核。
我们接触的小型机构，故事大多一样：没有人正式决定“引入 AI”。某位同事开始用 ChatGPT 润色邮件，效果不错，于是它慢慢成了办公室日常的一部分。这本来没什么问题，直到某封邮件里出现了客户的税号、银行流水或护照扫描件。
这篇文章讲清楚三件事：这些信息实际会去哪里，您所在的行业适用哪些规则，以及怎样正确地设置。本文为一般性信息，不构成法律意见。
您输入的内容会去哪里
关键在于用的是哪个方案、怎么设置，而不在于它是不是“AI”：
- ChatGPT 免费版、Plus 和 Pro： 默认情况下，您的对话可能被用于改进 OpenAI 的模型。每个用户可以在“设置 → 数据控制 → 为所有人改进模型”中关闭。这是按人设置的，五个人的办公室就需要五个人都关掉，并且一直保持关闭。
- ChatGPT Business 和 Enterprise： OpenAI 表示，企业数据默认不会用于训练，并提供管理员控制和企业条款。
- 其他企业工具（例如 Microsoft 365 或 Google Workspace 中内置的 AI）有各自的数据使用条款。它们通常很适合小机构，因为数据留在您已经在用的系统里。但请务必阅读您所用方案的供应商条款。
即使关闭了训练，信息仍然会发送给第三方服务商并由其存储，而且服务器往往在海外。这正是行业规则关心的地方。
您需要了解的规则
| 如果您是…… | 需要了解的规则 |
|---|---|
| 税务代理或 BAS 代理 | 税务从业者委员会（TPB）的职业行为守则要求您对客户信息保密。 |
| 提供特定指定服务的会计师 | 自 2026 年 7 月 1 日起需履行反洗钱（AML/CTF）义务；处理与反洗钱相关的个人信息时须遵守澳大利亚隐私原则，即使原本可以豁免。 |
| 贷款或融资经纪 | 最佳利益义务和记录保存要求、来自信用报告的信息（受额外法律限制），以及您的持牌人或聚合商自己的政策。 |
| 注册移民代理 | 行为守则中的保密义务，以及内政部对翻译文件的要求。 |
| 任何受《隐私法》管辖的企业 | 澳大利亚隐私原则，包括向海外传送个人信息的规定。 |
“可我的公司年营业额不到 300 万”
很多小企业确实可以豁免《隐私法》。但有三个理由请您继续读下去：
- 行业守则不分规模。 保密义务和营业额无关。
- 豁免有例外情况。 反洗钱申报实体现在就是例外之一，涉及其为反洗钱目的处理的信息。
- 豁免未必长久。 政府已确认正在推进新一轮隐私改革，取消小企业豁免是讨论中的事项之一。
您的具体情况请咨询行业协会或律师。不过无论结论如何，下面的实际步骤都一样。
安全使用 AI 的五个步骤
1. 先了解现状。 问问团队在用哪些 AI 工具、用来做什么。不追究责任，这样才能听到真实情况。
2. 把工作转到企业级工具上。 选定一个获批准的工具，使用默认不以您的数据训练模型的方案，并由公司统一管理，而不是用员工的个人账号。
3. 写一页纸的 AI 使用规范。 要短到大家愿意读：
- 哪些工具获批使用。
- 哪些内容绝对不能输入，例如税号、身份证件、银行流水和健康信息。
- 什么时候必须先删除姓名和可识别身份的信息。
- 凡是发给客户、银行或政府机构的内容，都必须由人审核。
4. 用真实案例培训团队。 展示 AI 在哪些工作上有帮助，在哪些工作上帮不上忙。用您自己的模板培训 30 分钟，胜过任何通用课程。
5. 让人始终负责。 AI 负责起草，人负责决定和签字。永远不要直接采用聊天机器人文字里的数字，计算应该交给会计软件或其他确定性工具。在我们自己的测试中，即便是精心设计的 AI，在多步骤财务问题上也大约有五分之一会答错。
不涉及客户资料、马上就能用的方法
这周就可以用 AI 获得价值，而且完全不碰客户信息：
- 用更通俗的语言改写您的标准邮件和业务说明。
- 起草客户通讯或博客文章。
- 把您自己的流程笔记整理成清单或培训指南。
- 总结监管机构公开发布的最新动态。
下一步
如果您希望有人帮您把把关，我们为全澳的小型会计所、贷款经纪和移民代理提供 30 分钟免费 AI 安全体检。您会得到一页纸的总结，写清楚需要修正什么、值得尝试什么，无论之后是否与我们合作。
参考来源（英文）